山东农业大学学生工作处通知

山农大学通字【2020】33号

关于做好2020届毕业生档案转递工作的通知

各学院：

根据《教育部办公厅 人力资源社会保障部办公厅 国家邮政局办公室关于高校毕业生档案转递有关事项的通知》（教学厅函〔2015〕39号）、《中共山东省委组织部 山东省人力资源和社会保障厅 山东省教育厅 山东省公安厅关于进一步推进普通高等学校毕业生就业制度改革实行电子报到证简化就业报到手续的通知》（鲁人社字〔2019〕247号）、《山东省人力资源和社会保障厅关于做好山东省2020年非师范类高校毕业生档案转递工作的通知》等相关文件要求，为做好2020届毕业生档案转递工作，现将相关事宜通知如下。

一、毕业生档案归档材料

学生在校学习期间，相关重要文字材料必须归档，各学院要指定专人负责做好毕业生档案材料整理归档工作。归档材料主要包括：

1.高考电子档案、中学档案材料、党团关系材料；

2.学籍表、学生素质评价表等学生鉴定材料及各种奖励材料；

3.在校学习期间所受纪律处分（包括解除处分）的决定，留降级、退学、诚信档案等有关毕业生的个人材料；

4.毕业生登记表、体格检查表、成绩单、学士学位授予决定；

5.高等学校毕业生就业通知书（报到证副本）及其他应装入毕业生档案的相关材料。

二、毕业生档案袋学生基本信息填写要求

1.毕业生基本信息：毕业年份填写“2020年”，学历填写“本科”；学院和专业填写全称；生源所在地要求具体到县（市、区）；“派遣单位”要依据毕业生报到证单位内容填写，其中升学的填写“考取××学校××学院研究生”，升学信息要具体到被录取的院系，以方便录取单位转交档案。          

2.毕业生基本信息要确保准确无误，档案袋要确保不折皱不污损。

3.“档案材料内容”信息由学院安排专人统一组织填写。装档材料要在“材料名称和份数”栏内标注，指定材料没有的要填写“无”，“材料名称”没有涉及到的入档材料要在附录内标注，需要特别说明的在备注栏内注明。落款时间填写“2020年7月15日”。

4.学生基本信息、档案材料内容、档案转寄单位地址等档案袋正反面所有需要填写的内容要求必须用黑色中性笔填写，不得涂改，有修改痕迹的需要在修改处加盖学院公章。

5.档案密封后，用学校提供的密封贴粘贴，密封贴上加盖学院公章，单位有要求加盖就业指导中心公章的，提前和大学生就业指导中心联系。

三、毕业生档案分类整理转递

1.学院统一转递

派遣至签约单位、考取外校研究生和派遣至生源地人力资源和社会保障局或教育局的毕业生档案，按照派往的单位及单位接收档案地址，通过“邮政EMS标准快递”以学院为单位统一转递。

其中特别注意：（1）山东省生源派遣回生源地的毕业生档案直接转递到生源地所在县（市、区）人力资源和社会保障部门（即毕业生就业报到证上的报到单位），档案袋正面上方粘贴《山东农业大学2020届毕业生档案袋标签》（见附件1）。（2）山东省外生源派遣回生源地的，请根据当地毕业生档案接收政策进行邮寄，为确保档案转递地址和要求符合当地政策，学院在邮寄档案前先进行联系确认。

2.学院转交研究生处

考取本校研究生的毕业生档案由各学院转交学校研究生处招生办公室，同时填写《××学院考取本校研究生档案交接表》（见附件2）。档案交接表一式三份，由就业辅导员签字并加盖学院公章，学院、研究生处、就业中心各存一份。毕业生档案要按照就业学号由小到大排序，并于7月17日前完成转交（档案密封，密封签上加盖学院团委公章），档案转交前请先与研究生处招生办公室（62639）联系。

3.缓派毕业生档案

缓派毕业生档案先暂缓转递，档案由各学院保存，等解除缓派并打印报到证后，再按照报到证地址完成档案转递。

四、学院统一转递毕业生档案流程

1.凡通过邮政EMS标准快递邮寄的毕业生档案，各学院要依据2020届毕业生就业方案制作《××学院移交邮政局寄送2020届毕业生档案交接表》（见附件3），依据就业方案填写完档案接收单位、联系人及详细地址信息后，将交接表电子版发送至邮箱303485679@qq.com，同时联系邮政局档案转递负责人孙越（联系电话：18562380096，微信号：15205381759）打印快递详情单。

2.邮政局将打印后的快递详情单及印有“高校学生档案”标志的EMS封套送至学院，学院将密封好的档案袋装入封套，粘贴档案对应的快递详情单后，将档案移交邮政局，同时学院和邮政局在一式两份的《××学院移交邮政局寄送2020届毕业生档案交接表》上盖章并签字，邮政局和学院各留存一份，存档备查。为方便核对整理，请将毕业生档案按照就业学号由小到大的顺序排列，此项工作请于7月30日前完成。

五、毕业生档案去向查询

1.毕业生档案将在7月底前分批通过邮政EMS标准快递发出。毕业生档案寄出后，就业中心会将转递情况电子版反馈至学院，请学院做好汇总工作，待所有档案转递完成后，填写《××学院2020届毕业生档案转递去向统计表》（见附件4），纸质版经学院党委副书记签字，并加盖学院公章后于9月15日前交至大学生就业指导中心，电子版通过学工任务上传，同时学院要长期保存档案转递记录以备毕业生查询。

2.就业中心会将毕业生档案转递信息上传至“山东高校毕业生就业信息网”，届时毕业生可登陆就业信息网“就业手续办理→办事大厅→档案流向查询”查询档案转递情况。

六、几点要求

1.毕业生档案事关毕业生的切身利益非常重要。各学院要高度重视，安排专人负责，以高度的责任感，切实做好档案材料的整理归档和转递工作。

2.各学院根据转递要求对毕业生档案分类整理，并填写《××学院2020届毕业生档案分类转递汇总表》（附件5）。因缓派或者特殊要求需要提前或延后转递的毕业生档案请填写《××学院2020届毕业生档案提前或延后邮递汇总表》（附件6），以上两份汇总表于7月20日前交就业中心201室。

3.各学院要严格按照已设计好的交接表格式做好档案转寄记录，以便学校统一装订存档。

4.如果学生缺少高考电子档案，请联系学工处招生办公室打印，需要提供学生的姓名、考生号、专业、考试省份等基本信息。

5.学院要长期保存档案转递记录以备毕业生查询，严禁毕业生自带档案，要求毕业生在离校后3个月内主动到单位人事部门或毕业生就业主管部门落实档案接收情况，如有问题要及时与学院联系协助查找，逾期责任自负。通过特快专递邮寄的档案，可在EMS官方网站（网址http://www.ems.com.cn）查询毕业生档案转递情况。

附件：

1.山东农业大学2020届毕业生档案袋标签

2.××学院考取本校研究生档案交接表

3.××学院移交邮政局寄送2020届毕业生档案交接表

4.××学院2020届毕业生档案转递去向统计表

5.××学院2020届毕业生档案转递汇总表

6.××学院2020届毕业生档案提前或延后转递汇总表

学工处

2020年7月11日